Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un anniversaire, d’un gala, d’un stand sur un salon professionnel, d’une journée portes ouvertes, d’un séminaire dédié à votre secteur d’activités… votre évènement doit marquer les esprits !

Réussir son évènement passe par une bonne préparation : définir vos objectifs, choix du thème et lieu, dresser un rétroplanning, rechercher des partenariats, trouver des prestataires, gérer votre billetterie, communiquer en amont sur l’évènement…

Zoom sur les 4 étapes fondamentales avant de vous lancer dans l’organisation de votre réception !

Les étapes essentielles pour bien organiser son évènement

1 Un rétroplanning complet et le budget prévisionnel associé :

Il permet de suivre au quotidien toutes les étapes de l’évènement pour s’assurer de son bon déroulement. Il comprend :

  • La constitution de vos équipes,
  • La recherche de partenaires, de prestataires,
  • La création de vos outils de communication,
  • La création de votre billetterie en ligne,
  • La recherche d’intervenants, de groupes musicaux,
  • La sécurité et toutes les étapes administratives et légales…

2 Une communication forte :

Maintenant vous savez quoi faire (la date sélectionnée, les différents plannings bouclés…), il est temps de promouvoir votre évènement et de séduire le public cible. Communiqués de presse, visuels, affichages, publicités, création de comptes sur les réseaux sociaux, invitation des influenceurs, sont autant de tâches à effectuer lors de cette étape. Un hashtag (#) dédié permettra à vos participants de suivre le fil de discussion. De ce fait, les outils de communication sont nombreux pour optimiser votre évènement, à vous de définir les plus pertinents.

3 Des prestataires et partenaires de choix :

L’une des étapes importantes est de choisir des sponsors et prestataires qualifiés, notamment :

  • Un prestataire pour assurer la sécurité du site et les accès,
  • Un prestataire technique pour tout ce qui va être son et lumière, réseau internet,
  • Un traiteur ou une entreprise assurant la restauration pour vos équipes et vos invités,
  • Un gestionnaire de la billetterie ou de la plateforme d’inscription, des invitations et des accréditations…

4 Assurer le jour J et évaluation post-évènement :

Il est incontestable de briefer votre équipe quelques jours avant le jour J, informer les participants comment se rendre sur place pour éviter toute panique. Il ne vous reste plus qu’à assurer le jour de votre évènement. Une fois l’évènement terminé, n’oubliez pas de faire un bilan, de demander de la rétroaction, les points positifs, les points d’alertes pour la prochaine édition !

Notez que tout ne se déroule pas comme prévu et que vous devez faire face à différents défis.