Vous avez une réunion importante avec des grands clients ? Vous avez besoin d’organiser un dîner d’affaire ? Découvrez notre guide pour organiser votre dîner et réussir votre soirée professionnelle.

 1-  La définition du budget de votre événement :

Le budget est un point essentiel. Il a des conséquences sur la réussite de votre soirée professionnelle. En effet, il est obligatoire de le préciser au préalable selon vos exigences et vos prévisions.

Ne soyez pas avare devant vos clients, mais évitez également de ruiner votre entreprise en dépenses exagérées.

Les règles nécessaires pour réussir votre diner d’affaire sont :

  • Choisir un thème pour votre soirée professionnelle,
  • Définir l’objectif envisagé de l’évènement,
  • Préciser le montant réel de vos dépenses.

2- La définition de la date et des horaires du diner professionnel

Généralement le diner d’affaire se programme sur 2 à 3 heures. Du coup, il faut bien définir la date et les horaires de début et de fin pour permettre à vos invités de gérer leur planning en fonction du programme de la soirée.

Pour une touche professionnelle à votre dîner d’affaire, prévoyez un discours, une présentation ou un toast.

3-  L’élaboration de la liste des invités

Il faut créer une liste avec les noms des invités au diner d’affaires, et prévoyez que vos clients seront accompagnés de leurs conjoints.

4- Le bon choix de lieu

Le lieu idéal pour le dîner d’affaire doit être propre, bien préparé, et bien décoré. Le choix se fait en fonction de votre budget : soit au restaurant, soit dans un autre établissement public ou chez vous si vous avez un espace adéquat et de bonnes conditions pour accueillir vos invités.

Si vous voulez organiser votre dîner professionnel à l’extérieur, il faut prendre en compte certains points :

  • La date programmée et les horaires de l’évènement,
  • Les frais de d’hébergement en cas de séjour long,
  • La politique de l’établissement en termes de paiements, réservation, annulation, et acompte en cas de demande,
  • Les services disponibles et les types de plats proposés,
  • La disponibilité et l’importance de stationnement.

5-  La visite de l’établissement

Une visite préalable au restaurant ou l’établissement choisi est essentiel pour faire le bon choix de l’emplacement, vérifier l’environnement, l’éclairage, et faire une réservation anticipée afin de bien choisir l’espace et les places pour la date et les horaires de votre dîner d’affaire.

 

6-  les invitations

Les invitations doivent être créées de manière formelle pour les invités qui doivent être informés de la date, l’heure, l’itinéraire pour se rendre facilement à l’endroit définie et connaître le mode de réponse à votre invitation.

Il faut consulter les invités par rapport au programme du diner pour savoir s’ils ont des restrictions alimentaires ou un régime végétarien afin d’adapter votre repas.

7-  Le choix d’une salle privée pour le repas

Vous devez choisir un établissement avec une salle privée afin que le dîner professionnel soit de qualité et vos invités bien traités. Concernant le menu, il est préférable de consulter l’expertise du restaurateur, en le contactant avant pour prévoir le menu adéquat à votre dîner d’affaire.

8-  La préparation de la salle

Pour aménager votre salle d’accueil des invités, il faut prendre en compte le nombre des invités, le plan de la table pour les différents professionnels, et l’existence de discours de membres.

Sollicité les conseils d’une équipe expérimentée !

9-  l’impression du menu

Lors du jour J, il faut déposer un menu devant chaque place. Pour cela, il faut imprimer le nombre d’exemplaires selon le nombre d’invités.

10-  Le Jour du dîner d’affaire

Il est nécessaire d’arriver au moins 30 minutes avant l’heure du dîner professionnel afin de vérifier toute l’organisation et transmettre les derniers détails au personnel du restaurant.

Il faut également penser à assurer l’accueil et les places attribuées aux invités dès qu’ils arrivent, et présenter les personnes qui ne se sont jamais rencontrées auparavant.

L’équipe de FESTIVITRÉ vous accompagne dans l’organisation de tous vos évènements, de la première à la dernière étape en respectant vos exigences et vos contraintes budgétaires.

Contactez-nous pour plus d’information au 02 99 75 34 10